Los trabajadores sufrimos una media de 275 interrupciones al día. La buena noticia es que podemos hacer cosas para evitarlo
Hay estrategias que pueden ayudarnos a aprovechar mejor el tiempo con un objetivo: trabajar menos y mejor
Primera hora de la mañana, toda una jornada laboral por delante y un objetivo: escribir un artículo sobre cómo las interrupciones constantes afectan a la productividad laboral y qué hacer para evitarlas. Cuando me puse a ello, tenía un plan claro en la cabeza, pero la primera distracción surgió casi inmediatamente. No habían pasado ni diez minutos y ya había recibido un mail de esos que exigen contestación inmediata, una compañera me había pedido un favor, me había saltado una notificación de redes sociales y me habían convocado a una reunión rápida. Lo que parecía iba a ser una jornada productiva se había convertido en una sucesión de interrupciones que ralentizaban mi trabajo.
Casi cualquier trabajador se puede sentir identificado con este patrón. Un reciente informe de Microsoft concluye que los empleados son interrumpidos de media cada dos minutos durante su jornada laboral. Y lo que es peor, esas interrupciones no se limitan al horario de 9 a 17 horas. Aunque cada vez seamos más conscientes de la importancia de desconectar del trabajo, lo cierto es que la mayoría somos incapaces de conseguirlo. Lo habitual es que tras fichar sigamos recibiendo llamadas, mail o mensajes de Whatsapp. Si sumamos todo, los trabajadores sufrimos hasta 275 interrupciones al día.
Así, nuestra jornada acaba estando más determinada por lo que va surgiendo que por la agenda. Algunos datos del citado informe que lo demuestran: el 60% de las reuniones son improvisadas en lugar de programadas, las ediciones en los PowerPoint se disparan hasta un 122% en los diez minutos anteriores a una reunión, los chats fuera del horario laboral han aumentado un 15% en comparación con el año anterior y las reuniones después de las 20 horas han aumentado un 16%. No es de extrañar que casi la mitad de los trabajadores (48%) y más de la mitad de los líderes empresariales (52%) describan su trabajo como “caótico y fragmentado”.
Por supuesto, esto tiene un coste. Las interrupciones constantes, por pequeñas que sean, afectan no solo a nuestra productividad, sino también a la calidad de nuestro trabajo. Otro informe publicado por American Psychological Association (APA) concluyó que las interrupciones de apenas 2,8 segundos pueden duplicar la tasa de errores y las de 4,4 segundos la triplican.
Más allá del coste laboral, las distracciones constantes generan fatiga, frustración y estrés en los trabajadores, y esto les acaba pasando factura también a nivel personal. Investigadores de la Escuela Politécnica Federal de Zúrich llevaron a cabo hace unos años un curioso experimento para medir el impacto del estrés a nuestra biología. Convirtieron un laboratorio del centro en una oficina de seguros ficticia, reclutaron a noventa voluntarios y los pusieron a trabajar durante dos horas realizando tareas típicas de oficina como completar formularios o concertar citas con clientes. Mientras, los investigadores observaban sus respuestas psicobiológicas. Cada cierto tiempo los participantes tenían que calificar su estado de ánimo y un dispositivo portátil de ECG medía continuamente los latidos de su corazón. Los investigadores utilizaron también muestras de saliva para medir la concentración de cortisol, la hormona del estrés.
Los responsables del experimento dividieron a los sujetos en tres grupos. A todos se les asignó la misma carga de trabajo, pero cada grupo fue expuesto a un nivel diferente de estrés. Los participantes de uno de los grupos dejaron de trabajar solo para la toma de muestras. Los del segundo grupo tuvieron que lidiar con interrupciones adicionales en forma de mensajes de chat de sus superiores que solicitaban información con urgencia. Y en el caso del tercero, esas interrupciones fueron constantes. Tras la evaluación, los datos confirmaron que los participantes de este último grupo habían liberado casi el doble de cortisol que los del segundo.
¿Cómo evitar las distracciones y ser más productivo?
Una vez establecido que estamos inmersos en un entorno laboral en el que las interrupciones constantes nos obligan a reiniciar el foco una y otra vez y que eso tiene un efecto sobre nuestro desempeño y nuestro bienestar, cabría preguntarse: ¿se puede luchar contra ello? La respuesta es que sí, al menos hasta cierto punto. Todo empieza, claro está, por que las empresas tomen conciencia del problema, empiecen a planificar mejor y a respetar los flujos de trabajo y el tiempo de descanso de sus empleados. Pero también los trabajadores podemos implantar estrategias para intentar evitar o al menos minimizar las distracciones.
Un primer paso podría ser identificar las horas a las que somos más productivos (hay quien lo es a primera hora de la mañana y quien necesita un par de horas y un café para centrarse) y planificar la jornada para aprovechar mejor ese tiempo. Lo ideal es que hables con compañeros y superiores y establezcas normas claras para que no te interrumpan durante ese rato.
También puede resultar útil recurrir a herramientas como calendarios compartidos que dejen claro a qué horas necesitas concentración y a qué horas estás disponible. Otra opción es usar señales visuales como carteles o auriculares que indiquen que no quieres ser interrumpido.
Al afrontar la jornada, es recomendable dividir y priorizar las tareas, de forma que las más importantes se aborden primero, reduciendo la posibilidad de que acaben no siendo atendidas por posibles imprevistos. Establecer canales y momentos específicos para las actualizaciones y reuniones puede ayudar a mantener el enfoque en las tareas asignadas.
También puede ser buena idea aplicar alguna técnica de gestión de tiempo, como el famoso método Pomodoro, que propone combinar periodos de actividad intensa (por ejemplo, 25 minutos) con pequeños descansos regulares (5 minutos) para mantener la mente enfocada. Establecer metas, bien sea diarias, semanales o a más largo plazo, es clave a la hora de seguir tu progreso. En este sentido, hay infinidad de ‘apps’ que pueden ayudarte a controlar tu productividad. Por ejemplo, registrando cómo usas tu tiempo e identificando distracciones. Pero cuidado con las aplicaciones y herramientas online, porque también pueden resultan un robatiempos importante. Desactivar las notificaciones no imprescindibles en nuestros dispositivos sin duda nos ayudará a no dispersarnos.
