7 técnicas de productividad para sacarle el máximo partido a tu tiempo
Estos métodos te ayudarán a ser más eficaz en el trabajo o en cualquier tarea que te propongas
Un trabajador productivo y que sepa organizarse vale oro. De ahí que saber gestionar bien el tiempo sea en la actualidad una de las habilidades más demandadas por las empresas. Si no sabes muy bien por donde empezar, no te preocupes, como casi todo en la vida puede aprenderse. Existen técnicas que pueden ayudarnos lograrlo, optimizando nuestro rendimiento y eficacia en el trabajo, pero también en cualquier área de la vida.
Pomodoro
Probablemente sea la técnica de productividad más de moda ahora mismo. Es un método de gestión de tiempo creado por Francesco Cirillo a finales de los ochenta que combina periodos de actividad con pequeños descansos regulares para mantener la mente fresca y enfocada. Su nombre viene de los clásicos relojes de cocina con forma de tomate que usaba su creador mientras era aún estudiante universitario. La técnica se basa en dividir el tiempo de trabajo en intervalos de veinticinco minutos, llamados ‘pomodoros’, seguidos de un descanso de cinco minutos. Después de completar cuatro ‘pomodoros’, se toma una pausa más larga de unos veinte o treinta minutos.
Matriz de Eisenhower
Esta herramienta es útil para personas que tienen múltiples proyectos y necesitan una manera clara y visual de decidir en qué enfocarse primero. Ayuda a priorizar tareas según su urgencia e importancia, creando un cuadrante que se divide en: urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante y no urgente y no importante. De este modo se pueden establecer prioridades y empezar por las más prioritarias.
Kanban
Otro sistema muy visual. Permite gestionar las tareas utilizando un tablero con columnas que representan diferentes etapas del flujo de trabajo. En el tablero más básico, al principio de cada columna, se indica el estado: ‘por hacer’, ‘en proceso’ y ‘completado’. Tradicionalmente las tareas se representan con tarjetas o post-its que se van moviendo de una columna a otra a medida que se avanza en el trabajo. El origen de esta técnica se remonta a la década de los cuarenta en Japón. Fue creada por un ingeniero de Toyota, Taiichi Ohno, que la puso en marcha para optimizar la producción en la empresa automovilística.
Regla 80/20
También conocida como Regla de Pareto, esta técnica sostiene que aproximadamente el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos. El economista italiano Vilfredo Pareto se dio cuenta en 1896 de que el 80 % de las tierras en Italia eran propiedad de tan solo el 20 % de la población. Aplicada a la gestión de tiempo esta regla puede ayudar a identificar las actividades clave que realizamos para enfocarnos en ellas y ser más eficientes.
Getting Things Done (GTD)
GTD es una metodología de gestión del tiempo creada por David Allen, que, a diferencia de otros métodos, no se centra en establecer prioridades. Allen opina que hay que dedicarle toda nuestra concentración a una tarea, sea la que sea, sin pensar en el resto de las cosas que tenemos que hacer. Insta a liberar la mente de otras preocupaciones para ser más eficientes y productivos, y hacer listas con todas nuestras tareas.
Time Blocking
Consiste en reservar largos periodos de tiempo, de más de una hora pero menos de tres, a trabajar en determinadas tareas sin interrupción. Algo así como crear pequeños bloques de tiempo para cada tarea. Está técnica también insiste en la importancia de planificar los momentos de descanso, marcando su principio y su final en el calendario diario.
Técnica de Ivy Lee
Esté método lleva el nombre de su creador, Ivy Lee, que en 1910 creó una técnica para priorizar las tareas más importantes del día a día. La técnica consiste en crear una lista la noche anterior con las seis tareas clave que tengas que realizar al día siguiente y enfocarse por completo en ellas. En su opinión limitar la lista a seis ayuda a evitar la sobrecarga de trabajo y a dedicarse solamente a lo esencial.
